Kodlås för hotell: så fungerar nyckelfri incheckning

Många hotell känner igen samma utmaningar. Gäster anländer sent, och receptionen måste vara bemannad för att lämna ut nycklar. Nyckelkort tappas bort, och koder raderas inte alltid efter utcheckning. Samtidigt ska personal, städpersonal och leverantörer in, utan att någon har koll på vem som har vilken nyckel.

Ett kodlås löser det genom att flytta nyckeln in i bokningen. Gästen får sin kod före ankomst och går direkt in, även när receptionen är stängd. Personalen lägger tiden på gästerna i stället för på nycklar.

Bokningen hamnar i ert bokningssystem och synkroniseras automatiskt till WeAccess. WeAccess skapar en unik kod som bara fungerar på gästens rum och de gemensamma dörrar ni har valt, och bara under vistelsen. Koden läggs in på låsen via gatewayen.

Gästen får koden via sms eller e-post på ankomstdagen, på sitt eget språk och med era egna ankomstinstruktioner. Vid utcheckning upphör koden av sig själv. Det finns inga nycklar att samla in, och varje upplåsning loggas, så att ni kan se vem som har varit var.

Nyckelfri incheckning fungerar bäst när ingen behöver knappa in koder för hand. WeAccess är integrerat med Sirvoy, Beds24, CampingCare och Spectra. Mews och VisBook är på väg. Bokningar från Booking.com, Airbnb, Expedia och Hotels.com kommer med via ert PMS.

Sirvoy är vår mest använda integration. Där skickas nya och ändrade bokningar till WeAccess i realtid, och bokningar med flera rum och uppdelade vistelser hanteras. Med Beds24 hämtas rums- och enhetsnamn automatiskt, och varje fysiskt rum kopplas till sitt lås. Med Spectra skrivs koden tillbaka på bokningen, så att personalen kan se den.

Gästplattformar och bokningssystem kan också kopplas in via WeAccess partner-API, till exempel DigitalGuest. Använder ni ett annat system är det bara att fråga. Vi bygger löpande nya integrationer.

Inom semesteruthyrning är nyckelöverlämningen ofta det största besväret. Nycklar ligger i boxar eller hos grannen, gäster anländer tidigt eller sent, och det ska städas mellan varje vistelse, ofta på många adresser.

Med ett kodlås skapas och skickas gästkoden automatiskt från ert boknings- eller channel manager-system. Koden fungerar från incheckning och upphör av sig själv vid utcheckning. Hyr ni ut via Airbnb kommer bokningen med genom ert PMS. Från telefonen kan ni låsa upp, byta kod eller se loggen.

Gästerna är bara en del av det. Städpersonal, hantverkare och medarbetare kan få personliga koder eller kort med de dörrar och tider ni själva bestämmer. Ni delar inte nycklar eller huvudnyckelkort, och varje upplåsning loggas automatiskt.

Med zoner ger ni behörighet till grupper av dörrar efter roll eller område, till exempel Städning. I stället för nyckellistor väljer ni en zon, och personen får tillgång till alla dörrar i den. Behörigheten kan tas bort igen med ett klick.

Koden är det mest självklara för gästerna, men det är inte det enda sättet att låsa upp. WeAccess ONE kan öppnas med kod, RFID-kort, fingeravtryck eller app. Det passar personal som hellre använder ett kort än kommer ihåg en kod.

Tappar någon ett kort eller en telefon tar ni bort behörigheten i dashboarden. Inga lås behöver bytas och inga nycklar kopieras. Ändringen når låset via gatewayen.

Koderna sparas lokalt i själva låset. Går internet eller gatewayen ner kommer gäster med en giltig kod ändå in. Nya koder och fjärrupplåsning kräver anslutning och skickas så snart den är tillbaka.

Batteriet i WeAccess ONE håller i 12-24 månader. Låset och dashboarden varnar i god tid, och skulle batteriet ta slut öppnas dörren med nödström via USB-C eller mekanisk nyckel.

I de flesta fall kan ni behålla era dörrar. Valet av lås beror på dörren. Alla tre enheter styrs från samma dashboard med samma koder, zoner och logg, så gästen behöver bara komma ihåg en kod från entrédörren till rummet.

WeAccess används i dag av hotell i Danmark och Sverige, från gästgiverier och B&B till vandrarhem och stadshotell. Över 100 kunder har tillsammans 8 200+ lås och kodpaneler i drift. Vi ger råd, monterar och ställer in systemet tillsammans med er, så att verksamheten rullar på under installationen.