Integritetspolicy

WeAccess ApS är personuppgiftsansvarig för de uppgifter vi själva samlar in om kunder, intressenter och besökare:

WeAccess ApS Vestergade 16, st. tv. 7500 Holstebro CVR: 45642550 Tel: +46 70 033 21 10 E-post: info@weaccess.se

När ett företag, ett hotell, en hyresvärd eller en annan företagskund använder WeAccess Platform för att ge tillträde till sina dörrar är det kunden som är personuppgiftsansvarig för uppgifterna om sina medarbetare, gäster, hyresgäster och samarbetspartner. WeAccess behandlar dem endast för kundens räkning och enligt kundens instruktioner, så som det anges i vårt personuppgiftsbiträdesavtal.

Det kan vara:

• Namn, telefonnummer och e-post för de personer som ska ha tillträde
• Bokningsuppgifter från kundens boknings- eller PMS-system, till exempel ankomst, avresa och rum
• Koder, kort- och bricknummer samt vilka dörrar och tidsperioder de gäller för
• Logg över upplåsningar: vilken dörr, när och med vilken kod, vilket kort eller vilken användare
• Meddelanden med koder som skickas via sms och e-post

Är du gäst, medarbetare eller hyresgäst hos någon av våra kunder och har frågor om dina uppgifter ska du kontakta kunden. Vi hjälper kunden att svara.

När du kontaktar oss

Skriver du via ett formulär på webbplatsen, mejlar eller ringer sparar vi de uppgifter du lämnar till oss (vanligtvis namn, telefonnummer, e-post, postnummer, företag och vad ärendet gäller), så att vi kan återkomma och hjälpa dig. Bokar du en demo sker det i Google Kalender, där du själv anger namn och e-post.

När du köper ett lås till ditt hem

För att kunna leverera, montera och fakturera använder vi:

• Namn
• Monteringsadress
• Telefonnummer
• E-postadress
• Betalningsuppgifter: de hanteras av vår betalningsleverantör, och vi ser aldrig dina fullständiga kortuppgifter

När ditt företag är kund

Vi registrerar uppgifter om kontaktpersoner och användare av WeAccess Platform (namn, e-post, telefonnummer och roll) samt avtal, fakturering och supportärenden.

När du använder WeAccess-appen

Skapar du ett konto i appen sparar vi de uppgifter som krävs för att styra dina lås: konto, lås, behörigheter och logg över upplåsningar. Fingeravtryck sparas i själva låset och skickas inte till WeAccess.

När du besöker webbplatsen

Våra servrar registrerar tekniska uppgifter som IP-adress och webbläsare, så att sidan kan visas och skyddas mot missbruk. Allt annat kräver ditt samtycke, som du ger eller avböjer i cookiebannern och alltid kan ändra under Cookieinställningar längst ner på sidan:

• Vår egen besöksmätning: vi räknar vilka sidor som visas, var besöket kom ifrån (t.ex. Google, Facebook eller en länk med kampanjkod), vilken typ av enhet som används (mobil, surfplatta eller dator), ungefär vilken stad och region samt vilket land besöket kommer från (härlett ur IP-adressen av vår nätverksleverantör Cloudflare, utan att vi sparar själva adressen) och om ett formulär skickas. Utan ditt samtycke sparar vi inte din IP-adress eller något id, inget sparas i din webbläsare och vi använder inte uppgifterna för att ta reda på vem du är. Säger du ja till statistik eller marknadsföring sparar din webbläsare dessutom ett slumpmässigt id, så att vi kan se om du kommer tillbaka. Det id:t är en pseudonym som vi endast använder för statistik och, med samtycke till marknadsföring, för att visa dig relevanta annonser senare. Uppgifterna raderas senast efter 26 månader.
• Statistik: Google Analytics (via Google Tag Manager) visar oss hur sidan används, till exempel vilka sidor som läses och var besökarna kommer ifrån.
• Marknadsföring: Meta-pixeln och Google Ads mäter vilka annonser som fungerar och används för att visa relevanta annonser på Facebook, Instagram och Google. Uppgifter om ditt besök (till exempel vilka sidor du tittar på och om du skickar ett formulär) skickas då till Meta och Google. Skickar du ett formulär efter att ha sagt ja till marknadsföring, meddelar vår server också förfrågan till Meta, så att den räknas även om din webbläsare blockerar pixeln. Din e-post, ditt telefonnummer, namn och postnummer skickas då hashade (omvandlade till en kod som Meta jämför med sina egna användare) tillsammans med din IP-adress och webbläsare, så att Meta kan koppla förfrågan till annonsen du kom från.
• Säger du nej läses verktygen inte in. Ditt val sparas i din webbläsare i 12 månader.

Vi behandlar uppgifterna för följande ändamål:

• Leverera det du har köpt eller avtalat: montering, installation, tillträde, support och fakturering (avtal, GDPR art. 6.1 b).
• Besvara förfrågningar och lämna offerter (avtal eller åtgärder inför avtal, art. 6.1 b, och vårt berättigade intresse av att svara, art. 6.1 f).
• Driva, säkra och förbättra WeAccess Platform och webbplatsen (berättigat intresse, art. 6.1 f).
• Uppfylla lagkrav, till exempel bokföringslagen (rättslig förpliktelse, art. 6.1 c).
• Räkna besök på webbplatsen med vår egen mätning, utan cookies och utan att spara IP-adresser (berättigat intresse av att förstå hur webbplatsen används och vilka kanaler som fungerar, art. 6.1 f). Att känna igen återkommande besökare med ett slumpmässigt id sker endast med ditt samtycke (art. 6.1 a).
• Statistik över användningen av webbplatsen med Google Analytics, endast om du har gett ditt samtycke (art. 6.1 a).
• Mäta och rikta våra annonser med Meta-pixeln och Google Ads, endast om du har gett samtycke till marknadsföring (art. 6.1 a).
• Meddela förfrågningar från formulär till Meta från vår server (Meta Conversions API), endast om du har gett samtycke till marknadsföring (art. 6.1 a).
• Skicka nyhetsbrev och marknadsföring, endast om du har gett ditt samtycke (art. 6.1 a). Du kan alltid återkalla ditt samtycke.

Vi säljer aldrig personuppgifter. Vi anlitar leverantörer som behandlar uppgifter för vår räkning och enligt personuppgiftsbiträdesavtal:

• Hosting och drift av webbplatsen, WeAccess Platform och våra servrar
• Låsens molntjänst, som skickar koder och inställningar till lås och gateways
• Sms- och e-postleverantörer, som skickar koder och meddelanden
• Betalningslösning (Stripe) och bokföringssystem
• Boknings- och PMS-system och andra integrationer som kunden själv har valt att koppla på
• Google Ireland: Google Kalender för bokning av demo, samt Google Analytics och Google Ads, endast om du har gett samtycke till statistik eller marknadsföring.
• Meta Platforms Ireland: endast om du har gett samtycke till marknadsföring. Meta och WeAccess är gemensamt personuppgiftsansvariga för insamlingen via pixeln, och Meta är självständigt personuppgiftsansvarig för sin vidare användning av uppgifterna. Det gemensamma personuppgiftsansvaret omfattar insamlingen och överföringen av uppgifter via både pixeln och Conversions API (även de hashade uppgifterna från ett skickat formulär), enligt Metas villkor för gemensamt personuppgiftsansvar. WeAccess står för information och samtycke, och du kan utöva dina rättigheter gentemot både oss och Meta.

Om en leverantör behandlar uppgifter utanför EU/EES (till exempel Meta och Google i USA) sker det endast med en giltig grund för överföring, till exempel EU-kommissionens standardavtalsklausuler eller EU-U.S. Data Privacy Framework.

• Förfrågningar och offerter: raderas när det inte längre finns ett sakligt ändamål, och senast 2 år efter senaste kontakt om det inte blir något avtal.
• Vår egen besöksmätning: högst 26 månader.
• Kund- och avtalsuppgifter: så länge avtalet löper och därefter så länge det är nödvändigt med hänsyn till lagkrav.
• Fakturor och räkenskaper: 5 år från utgången av räkenskapsåret, enligt den danska bokföringslagen.
• Uppgifter vi behandlar för företagskunder (koder, gäster, logg): enligt kundens instruktioner och personuppgiftsbiträdesavtalet. Koder raderas automatiskt när de löper ut.

Enligt dataskyddsförordningen (GDPR) har du rätt till:

• Tillgång: att få veta vilka uppgifter vi har om dig.
• Rättelse: att få felaktiga uppgifter rättade.
• Radering: att få uppgifter raderade när det inte längre finns skäl att spara dem.
• Begränsning: att vi under en period endast får lagra uppgifterna.
• Dataportabilitet: att få ut dina uppgifter i ett vanligt format.
• Invändning: att invända mot behandling som grundar sig på vårt berättigade intresse, och alltid mot marknadsföring.

Skriv till info@weaccess.se om du vill använda dina rättigheter. Vi svarar inom en månad.

Vi skyddar uppgifterna med tekniska och organisatoriska åtgärder, bland annat krypterad anslutning, behörighetsstyrning efter roll och logg över vem som ändrar behörigheter. Endast medarbetare som behöver uppgifterna i sitt arbete har tillgång till dem.

Är du missnöjd med vår behandling av dina uppgifter kan du lämna klagomål till danska Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby (www.datatilsynet.dk), eller till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) i Sverige.

Vi uppdaterar policyn när vi ändrar hur vi behandlar uppgifter. Datumet högst upp visar när den senast ändrades.